News ReleaseMarch, 2000, NewsMag (www.newsmag.com)Conversion de l'Euro et des bases de donnéesQuelle incidence sur votre organisation ?Euro - Les faits11 états membres de l'Union européenne ont convenu d'adopter une devise commune, l'Euro, à partir du 1er janvier 2002. Cette décision implique l'abolition de la devise nationale dans chacun de ces pays et l'adoption totale de l'Euro. Pour faciliter une évolution progressive vers l'Euro, une période de transition de 3 ans a débuté au 1er janvier 1999. Le taux de change effectif entre les états membres a été fixé définitivement, avec l'introduction de facteurs de conversion entre chaque unité de devise nationale et l'Euro. L'Euro, comme toute autre monnaie, est une devise cotée et, de ce fait, est sujette à un taux de change variable par rapport aux pays non ressortissants. Autrement dit, il n'existe pas de taux de change entre le Dollar U.S. et le Franc français, simplement entre le Dollar U.S. et l'Euro. Au 1er janvier 2002, les billets et pièces en Euros deviendront monnaie légale et, sous six mois maximum, tous les billets et pièces de toutes les devises nationales des états membres seront retirés de la circulation.
Les pays et leur facteur de conversion sont récapitulés ci-dessous :
D'autres pays devraient adopter ultérieurement cette devise commune, menant ainsi à d'autres périodes de transition dans ces pays, à savoir le Royaume-Uni, la Grèce, le Danemark et la Hongrie. Pendant la période de transition, toutes les conversions de devises entre les états membres, et toutes les conversions de devise entre un état membre et un autre état, se feront en Euros. Ce processus a été nommé Triangulation. Durant cette période, l'Euro constituera une devise à part entière et sera valide pour toutes les transactions mondiales effectuées autres qu'en espèces, c'est-à-dire par chèque ou par carte de crédit par exemple. Toutes les entités commerciales et légales de ces pays devront convertir en Euros toutes les valeurs de base ou de rapport exprimées en unités de devise nationale au sein de leurs bases de données informatiques d'ici la fin de la période de transition. Le taux de change des bases de données devra, dans certains cas, être recalculé pour refléter la nouvelle relation entre la devise de transaction et l'Euro. Les valeurs de base et de rapport sont celles qui sont utilisées pour générer les relevés financiers d'une organisation destinés à usage interne ou à des fins de rapport réglementaire, par ex. compatibilité certifiée, registre des salaires, T.V.A., statistiques internes, tarifs, coûts standard, etc. A partir du 1er janvier 2002, seules les valeurs de transaction générées avant le 1er janvier 2002 devront être exprimées en unités de devise nationale. Passé cette date, les unités de devise nationale cesseront d'avoir cours et ne devront plus être utilisées sous quelque forme que ce soit.
La période de transition pour les états membres actuels a débuté au 1er janvier 1999.La période de transition pour les états membres actuels s'achèvera au 31 décembre 2001.A partir du 1er janvier 2002, les pièces et billets en Euros seront introduits et les pièces et billets en unités de devise nationale seront retirés de la circulation d'ici le 1er juillet 2002 au plus tard.La conversion des bases de données affecte l'ensemble de l'entreprise :Preparation a L'EuroBien qu'il soit admis, en règle générale, que l'introduction de l'Euro soit une question de nature essentiellement commerciale, son incidence sur les services informatiques est tout aussi importante.Du 1er janvier 1999 au 31 décembre 2001, tous les calculs financiers impliquant les devises des états membres de l'Union européenne (et non pas simplement celle des états membres de l'Union monétaire européenne envisageant de se convertir à l'Euro) doivent subir une triangulation. Cette opération implique le calcul d'un montant intermédiaire en Euros au moyen des facteurs de conversion appropriés en Euros, d'après les règles spécifiées par l'Union monétaire européenne. D'ici la fin de l'an 2001, toutes les sociétés devant rendre compte de leurs activités dans la zone Euro devront avoir converti toutes les valeurs monétaires en Euros. Les taux de change associés devront être modifiés en conséquence et les codes de devise cibles transformés en EUR (ou dans le code choisi pour représenter l'Euro). Au 1er janvier 2002, les devises des états membres cesseront d'avoir cours et toutes les transactions seront effectuées en Euros. Toutes les valeurs de base (par base, entendre la devise de rapport choisie par une société) et les taux de change associés vont devoir être modifiés, non seulement les données de l'exercice fiscal en cours, mais aussi toutes les données résidant dans la base de données d'une organisation. Cette opération nécessitera la conversion des informations financières soumises précédemment et un nouveau calcul des coûts standard, des ventes et de bons de commande, etc. La valeur des transactions ne doit cependant pas être modifiée dans la mesure où les transactions dans les devises actuelles des états membres demeurent valides. La conversion d'une base de données en Euros constitue une tâche d'ordre majeur et de nombreux domaines d'une organisation vont devoir s'impliquer dans la planification et l'exécution du projet. L'ensemble du processus doit être soigneusement planifié et s'accompagner d'une stratégie commerciale bien définie. Rares sont les applications qui disposent de fonctionnalités intégrées pour faciliter la conversion de la devise de rapport. Il appartient donc à l'organisation de décider comment effectuer cette conversion. Une organisation exécute généralement différentes applications, en plus des programmes développés en interne, et je doute que tous les développeurs d'applications soient en mesure de fournir des outils pour effectuer cette conversion.
Toute organisation doit tenir compte des points suivants :
Bien que de nombreuses organisations aient d'ores et déjà entrepris un examen des défis présentés par l'Euro et préparent des stratégies à cet effet, un des principaux obstacles au démarrage des projets Euro est, à l'avis de plusieurs, le fait que le service informatique doit bien souvent attendre la finalisation de la stratégie commerciale de l'organisation. Travail de recherche avant la conversion à l'EuroNéanmoins, pour devancer la situation, le responsable AS/400 peut d'ores et déjà effectuer certains travaux de recherche :
PLANIFICATION DE LA CONVERSION EN EUROLa première étape consiste à attribuer les responsabilités. Un projet Euro type fait appel à un membre du personnel des équipes financières et AS/400 en raison de son incidence sur les deux services. En fait, le projet de conversion est bien souvent "parrainé" par un membre du personnel des finances dans la mesure où ce service est plus conscient des incidences commerciales et devra prendre la décision finale "d'agir ou non". Le projet pourra également impliquer le personnel d'autres services, notamment le service des achats, le service des ventes et le service des salaires.C'est, pour en finir, le service des finances qui est responsable de s'assurer que le projet se déroule correctement, remplit ses échéances et ne dépasse pas le budget imparti. La structure des applications et l'utilisation de logiciels de conversion en Euros, comme EM4 Solutions EM4, détermine le niveau d'implication nécessaire de la part du service informatique et le temps nécessaire pour préparer la conversion de la base de données, ainsi que pour exécuter cette opération. Comme le montre le tableau ci-dessous, il existe plusieurs questions qu'une entreprise doit se poser avant de se lancer dans un projet de conversion.
Les applications commerciales complexes, dans lesquelles les valeurs monétaires sont calculées et les relations entre les zones doivent être maintenues (valeur de base = taux de change multiplié par la valeur de la transaction, somme des lignes de commande correspondant au total), nécessiteront une plus grande implication du service informatique qu'une application dans laquelle toutes les zones financières sont indépendantes. Une fois la conversion effectuée, le service informatique conservera la responsabilité de maintenance de l'application. Les sociétés devront disposer d'une flexibilité suffisante pour traiter avec les clients et fournisseurs à tout moment ; de ce fait, les systèmes devront offrir la souplesse d'emploi nécessaire pour traiter dans l'ancienne et la nouvelle devises et effectuer la conversion entre les deux. Pour y parvenir, le service informatique doit se préparer à deux changements d'ordre majeur : la transition vers une phase de double dénomination (utilisation de l'Euro ou de la devise de base actuelle) , puis un retour vers un fonctionnement dans une seule devise (conversion de la base de données en Euros). Des décisions similaires aux suivantes devront être prises :Les données historiques comme les déclarations financières soumises précédemment, les ventes et l'historique des commandes devraient rester relatives après la conversion en Euros pour éviter tout changement de bilan, de chiffre d'affaires ou de performances, etc. après la conversion. Le choix d'une date de "mise en application" constitue le meilleur exemple d'impact d'ordre majeur éventuel sur l'entreprise. La majorité des projets informatiques entrent en vigueur le week-end ou pendant les périodes creuses et la conversion de base de données exigera un accès exclusif à la base de données. Selon le volume de données qu'une entreprise conserve sur son AS/400, il est concevable qu'une conversion demande 2 ou 3 jours de temps de traitement. Après tout, une ou plusieurs zones de chaque enregistrement dans pratiquement tous les fichiers devront être converties. Le processus d'ajustement pourra demander au service des finances deux jours avant d'autoriser l'organisation à utiliser la base de données convertie. D'un point de vue rapport financier, la conversion de la devise commerciale actuelle vers l'Euro ne sera éventuellement permise qu'à la fin d'une période. Un ajustement détaillé devra avoir lieu à la fois durant la phase de "test" et la phase de "mise en application". La fin de la période de transition (décembre 2001) peut sembler encore lointaine mais si le responsable AS/400 se met à compter le nombre de fins de période appropriés dont il dispose pour effectuer la conversion dans l'organisation, le choix risque de ne pas lui sembler aussi vaste. Il ne reste plus que huit fins de mois calendrier coïncidant avec un week-end entre maintenant et le 31 décembre 2001. Ces faits pourraient mener réalistiquement à un délai d'immobilisation de 3 à 4 jours et à une période de rapport plus courte que de coutume. En choisissant la date de conversion de votre base de données en Euros, tenez compte des points suivants :
Le responsable informatique dispose en fait de deux options pour choisir la méthode de conversion de sa base de données AS/400 : écrire le ou les programmes de conversion lui-même ou se procurer un outil à cet effet. Compte tenu des demandes exercées par le problème de l'an 2000 sur les ressources, la majorité des budgets informatiques ne seront pas en mesure de faire face à un autre projet onéreux faisant un usage intensif des ressources pour faciliter la conversion en Euros. Dans cette situation, un outil logiciel automatisé constitue probablement la meilleure option.
Quelle que soit l'option choisie, il existe des éléments communs à tous les projets de conversion en Euros, notamment :Plusieurs aspects doivent être pris en compte dans le choix d'un outil, notamment :La solution préférée de nombreux responsables AS/400 est une conversion de devise de base n'impliquant pas de changement dans les applications ni dans les processus commerciaux habituels. A la suite de la conversion, l'application continuera à opérer de la manière habituelle avec les valeurs monétaires appropriées converties en Euros. De tels logiciels sont d'ores et déjà disponibles et pourront vous être recommandés par votre fournisseur de logiciels habituels. La conversion d'une société de sa devise de base existante vers l'Euro constitue une tâche d'ordre majeur à priori intimidante, mais des préparatifs appropriés, une planification adéquate et, comme suggéré, l'utilisation de logiciels automatiques comme EM4 lui simplifieront considérablement le travail.
Points générauxVotre pays est-il prêt ?Existe-t-il un Responsable Euro dans votre société ?Votre personnel est-il conscient de l'incidence de l'Euro ? Est-il en mesure d'y faire face ?Quelle est l'ampleur de la conversion dans votre société ?Quel est le volume de données historiques à convertir ?Procédez-vous à l'acquisition d'une autre société ou êtes-vous sur le point d'être racheté ?Existe-il des bourses ou une assistance disponibles auprès du gouvernement ?Combien d'applications utilisez-vous ? Existe-il une mise à jour ou une solution de conversion disponible pour chacune d'entre elles ?Combien d'applications avez-vous modifiées ?Votre devise nationale utilise-t-elle au moins deux décimales ?Nouvelles annonces de produits ou campagnes de vente ?Une fonctionnalité de rétro-conversion de l'Euro vers les unités de devise nationale pourrait s'avérer nécessaire.Travaillez-vous avez des bases de données multisociétés ?
Questions financièresVous sera-t-il nécessaire de réévaluer votre structure des prix ?La conversion des éléments de faible valeur, notamment les coûts standard, risque d'introduire des changements de pourcentage d'ordre majeur, par ex. 50 lires italiennes sont égales à 0,3 Euro. Ce chiffre reconverti produit 58 lires, soit un changement de 16 %.Recalcul des documents réglementaires produits précédemmentSeuils d'importancePlans de réconciliationBiens fixesVos fournisseurs et clients seront-ils en mesure d'utiliser l'Euro ?Quand serez-vous en mesure de convertir vos comptes bancaires ?Qu'en pensent vos commissaires aux comptes ?Une fois la conversion effectuée, vos limites de crédit demeureront-elles valides ?Registre des salairesQuand serez-vous en mesure d'effectuer la conversion ?La conversion proprement dite des bases de données risque-t-elle de prendre 3 ou 4 jours ? Votre entreprise est-elle en mesure de faire face aux délais éventuels dans la génération de rapports financiers ou à une période de rapport plus courte ?Une copie accessible des bases de données avant leur conversion demeurera nécessaire pendant une certaine période après la conversion à des fins de réconciliation et d'interrogation.Interfaces électroniques
Ressources humainesEquipe de conversion en EurosDes conseillers externes et/ou chefs de projet pourront s'avérer nécessaires.Tous les employés auront besoin d'une formation quelconque sur l'incidence de l'Euro.Les applications devront être testées.
MatérielLes PC et imprimantes supportent-ils le symbole de l'Euro ?Votre AS/400 et les imprimantes connectées supportent-ils le symbole de l'Euro ?Vos systèmes de point de vente sont-ils en mesure de supporter l'Euro ?Existe-t-il une capacité DASD suffisante pour les copies dupliquées de vos bases de données ?Existe-t-il un AS/400 distinct pourEnvisagez-vous une mise à niveau de votre AS/400 ?
LogicielsEnvisagez-vous une mise à niveau vers une nouvelle version de votre logiciel d'application ? Sera-t-elle achevée à temps pour effectuer la conversion avant le 31/12/2001 ?Existe-t-il des utilitaires de conversion de base de données disponibles auprès des fournisseurs pour vos applications ?Modifications des bases de données externes ou internesDisposez-vous d'applications ou bases de données multisociétés ?Votre application et les bases de données associées supportent-elles les décimales ?Vos applications sont-elles en mesure d'effectuer des calculs d'arrondissement basés sur les unités de devise nationale et les exigences de votre pays ?Existe-t-il des tests de valeur et des symboles de devise dans le code de vos applications ou modifications ?En règle générale, les logiciels multidevises ne devraient pas être affectés par un changement dans la devise de base ou de rapport ; à titre d'exemple, aucun changement de code ne s'avérera nécessaire.Comment jugez-vous l'intégrité de vos données ? Doit-elle être corrigée fréquemment par DFU ou SQL ?Outils d'interrogation et de rapportLa conversion en Euros affectera-t-elle l'extraction sur PC ?Savez-vous configurer votre environnement pour refléter un changement dans la devise de base ?Changement dans la définition de la devise de base d'une société. Bill Chisholm est le Directeur technique de EM4 Solutions et peut être contacté par messagerie électronique à l'adresse bill@ms400.com
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