Euro

EM4 Conversion de la base de données

Paramètres du Système

Les paramètres du système vont contrôler le fonctionnement du logiciel de conversion de la base de données. Ils comprennent:

Les chiffres pour chaque société
L'unité monétaire de référence pour chaque société
L'unité monétaire globale (s'il y en a une) du client
Les noms de Champ et les descriptions de Champ à recherecher

Fichier d'Analyse

En utilisant des Directives de Recherche, qui peuvent être définies par l'utilisateur, les fichiers sont analysés pour les champs Taux de Change et les champs contenant les valeurs Référence et/ou Globale.

Fichier Champs Associés

Après analyse de la base de données et sélection, par le moteur de recherche, des champs répondants aux critères définis par les Directives de Recherche, un code est assigné à chaque champ de fichier pour indiquer la caractéristique du fichier.
Les catégories de codes sont :

Référence - valeur dans l'une des Unité Monétaires définies de la société
Globale - valeur dans l'Unité Monétaire Globale (certaines applications utilisent une Unité Monétaire Globale)
Transaction - valeur de la transaction originale

Définition du Calcul

Le processus de définition est utilisé pour identifier le champ relationnel sur des fichiers multiples dans différents index ou à l'intérieur du même index. La relation entre le détail et le titre des valeurs est définie, ici, dans la mesure où la valeur titre peut être la somme ou le multiple d'un nombre d'autres valeurs (valeur de détail).

Programmes de Conversion

Les programmes sont automatiquement générés pour chaque fichier ayant des valeurs ou des taux de change qui ont besoin d'être convertis. La commande Lancer le Programme contrôle la séquence d'exécution des programmes. Ceci est nécessaire pour s'assurer que les fichiers contenant des valeurs de détail soient convertis avant le fichier contenant la valeur titre associée. En raison de la nature et de la taille du processus de conversion, les programmes sont écrits pour fonctionner dans les conditions optimales. Nous nous assurons que chaque fichier soit lu une seule fois, pour diminuer, un peu plus, le temps de conversion.

Traçabilité

Le processus de conversion de l'unité monétaire de référence et/ou de l'unité monétaire globale requiert une traçabilité détaillée afin de suivre et de vérifier tous les changement de données et pour faciliter une harmonisation comptable détaillée du transfert. Le processus d'harmonisation implique aussi l'utilisation et la comparaison des rapports comptables et financiers pour établir l'intégrité de la conversion de la base de données (par exemple, journal comptable, bilan, créanciers, etc.).

Variances

La conversion de données détaillées dans la base de données, en utilisant des algorithmes de calculs couvrant différentes tailles de champs, provoque des variances. Le principe de conversion devrait chercher à minimiser ces variances, à identifier et à faire un rapport sur les variances qui apparaissent. Les variances individuelles par rapport au fichier de variation seront mises en évidence lorsque la valeur n'est pas égale à zero. Les variances acceptées peuvent être ajustées par l'utilisateur, pour coller au profil de l'entreprise. Aux fichiers individuels, peuvent être assignés des codes indiquant la partie du programme à laquelle ils sont affiliés (par exemple, F-Fichiers Factures, C-Fichiers Comptes, A-Fichiers Achats, etc.) rendant l'identification de la variance plus facile.

Les variances individuelles par rapport au fichier de variation seront mises en vidence lorsque la valeur n'est pas gale zero. Les variances acceptes peuvent tre ajustes par l'utilisateur, pour coller au profil de l'entreprise. Aux fichiers individuels, peuvent tre assigns des codes indiquant la partie du programme laquelle ils sont affili (par exemple, F-Fichiers Factures, C-Fichiers Comptes, A-Fichiers Achats, etc.) rendant l'identification de la variance plus facile.

Test de Conversion

Pour tester avec succès la conversion de la base de données, un environnement approprié au test doit être établi. Il faut que les données-test reflètent la réalité (ou qu'elles en soient une copie récente). Le processus complet de conversion est exécuté, rendant une copie conforme de la base de données, mais avec des valeurs en Euro et non plus en devises originales. Ce processus permet également d'établir la durée exacte de la conversion de la base de données toute entière.

Objectifs

La conversion de la base de données a pour objectif d'obtenir les résultats suivants:

Les valeurs de transactions et le code de l'unité monétaire de transaction restent inchangés
Le taux monétaire de transaction sera divisé par le facteur de conversion en Euro pour le calcul de l'Unité Monétaire de référence de la société. Un nouveau taux de change notionnel est mémorisé. Le montant de la transaction sera multiplié par le nouveau taux de change pour calculer un nouveau montant de base en Euro. Les variances seront générées et inscrites au fichier pour harmonisation.
La donnée Titre sera recalculée à partir de la donnée détaillée.

L'utilisateur peut définir la ou les devises qui doivent être converties en Euro, en indiquant le Code Société qui doit être converti. Il est possible de convertir plusieurs Codes Société en même temps et l'Unité Monétaire Globale peut aussi être convertie.

Avant que le processus de conversion ne soit enclenché sur l'ensemble de la base de données, l'autorisation d'un utilisateur agréé est requise. Ceci évite que la base de données ne soit entièrement convertie avant les tests de conversion. L'autorisation est un profil réel d'utilisateur AS/400, plaçant un repère à l'intérieur d'EM4 pour permettre au processus de continuer. Tout changement effectué après l'autorisation rendra celle-ci caduque.